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Las personas que peor utilizan su tiempo son las primeras en quejarse de su escasez Jean de la Bruyére

Esta entrada pertenece a un grupo de artículos sobre el método GTD (Getting Things Done) de David Allen. Tenía pendiente publicar este artículo desde hace algún tiempo, pero he ido publicando otros que me parecieron más relevantes en ese momento. Podéis ver las entradas anteriores sobre GTD en los siguientes enlaces:

Por fin hoy ha llegado el día de ver las últimas 3 fases, con las que finalizamos con el método:

Fase 3. Organización: crear los recipientes apropiados

Tener un buen sistema de organización nos permite centrarnos en los asuntos verdaderamente importantes sin sufrir distracciones inoportunas. Para Allen existen 7 tipos de categorías básicas de cosas que deberíamos tener organizadas:

  1. Una lista de "proyectos"
  2. Material de apoyo para los proyectos
  3. Acciones e información con fecha fijada de antemano
  4. Una lista de "acciones siguientes"
  5. Una lista de "A la espera"
  6. Material de consulta
  7. Una lista de "Algún día/tal vez"

Para que el sistema de organización funcione, es necesario mantenerlo siempre actualizado, de forma que nos genere confianza.

Fase 4. Revisar: mantener la funcionalidad del sistema

Es muy importante revisar frecuentemente el sistema de gestión y tenerlo actualizado para el método funcione. Para David Allen, son dos las cuestiones a tener presentes:

  1. ¿Qué cosas tener en cuenta y cuándo?
  2. ¿Qué se necesita hacer y con qué frecuencia para asegurarnos de que todo funciona?

Fase 5. Elegir y hacer las mejores opciones

De poco sirve que dediquemos tiempo a la organización de nuestros sistema si luego no hacemos las tareas que tenemos que hacer. Elegiremos para hacer la acción con la que vayamos a obtener más rendimiento teniendo en cuenta los siguientes factores clave:

  • Situación: Valorar qué es lo que puedes hacer dependiendo del lugar donde te encuentras y las herramientas con las que cuentas.
  • Tiempo disponible: Elegir qué tarea vas a llevar a cabo en función del tiempo disponible que tengas hasta la siguiente acción que tienes que realizar. Es decir, no vas a elegir la misma tarea si dispones de sólo 20 minutos que si dispones de 3 horas.
  • Energía disponible: No es lo mismo ponerse a hacer una tarea dura al principio del día que llevarla a cabo por la tarde o por la noche cuando ya estamos cansados después de todo el día.
  • Prioridad: Una vez valoradas la situación, el tiempo y la energía disponible tienes que decidir de las opciones que te quedan cuál es la más importante.

Con esto terminamos el Método GTD de David Allen. ¿Creeís que es un buen método para mejorar la productividad? ¿Lo conocíais? Espero que lo pongaís en práctica y me contéis los resultados que habéis obtenido.