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No es el tiempo el que nos falta. Somos nosotros quienes le faltamos a él Paul Claudel

Hace unos días os comentaba que estaba preparando un post sobre cómo podemos gestionar mejor el tiempo. Aquí lo tenéis, espero que os sirva de utilidad y me dejéis vuestros comentarios :)

Al hablar de gestión del tiempo, lo primero que tenemos que tener en cuenta es que el tiempo es un recurso y, como tal, podemos invertirlo o gastarlo. El grado de inversión o gasto depende de la propia persona, que es la que decide si su tiempo ha sido bien invertido. Esto quiere decir que, lo que para una persona es una inversión de tiempo, para otra es gasto. Por ejemplo: algunas personas consideran que dormir es una pérdida de tiempo, mientras que otras cuando tienen un poco de tiempo lo aprovechan para echar una siesta. Solemos pensar que el tiempo es un recurso ilimitado. Sin embargo, es todo lo contrario, puesto que cada segundo que pasa nunca vuelve: el tiempo es el recurso más limitado de todos.

Para gestionar el tiempo lo que tenemos que hacer es medirlo, sobre todo en aquellas ocasiones en las que sentimos que se nos escapa. Podemos usar una tabla como la siguiente:

 

  ACCIÓN   TIEMPO ESTIMADO  TIEMPO EMPLEADO
  A   50 minutos   80 minutos
  B   30 minutos   35 minutos

 

Lo que hacemos es dividir nuestro día a día en todas las acciones que llevamos a cabo (dormir, comer, ver la televisión, trabajo, transporte…), apuntar el tiempo estimado que tenemos planificado usar en esa acción y en la columna de al lado apuntar el tiempo real que nos ha supuesto realizar dicha tarea. La desviación entre el tiempo que empleamos y el tiempo que habíamos estimado es lo que nos dará el tiempo que estamos perdiendo. Es importante realizar esta tabla durante unos 15 días, así nos daremos cuenta en qué estamos perdiendo nuestro tiempo.

A la hora de realizar una tarea tiene que haber un equilibrio entre la calidad y el tiempo para conseguir ser eficientes. Si dedicamos poco tiempo a una tarea probablemente hagamos una chapuza; si dedicamos demasiado tiempo llegará un punto en el que no estemos aportando más calidad a la misma sino perdiendo el tiempo.

El segundo paso es planificar nuestro día. Para esto, tener una agenda es una buena idea. Lo ideal sería que pudieras llevarla siempre contigo, lo que es muy sencillo hoy en día con los smartphones. Tratar de recordar todas las tareas que tenemos que realizar en un día nos produce estrés. La agenda lo recuerda por nosotros, haciendo que nuestra preocupación disminuya. Procura tener la agenda siempre a la vista.

No debemos planificar el 100% del tiempo, puesto que siempre surgen imprevistos que debemos realizar o tenemos tareas que nos ocupan más tiempo del que inicialmente habíamos planeado.

Haz listas de tareas en donde pondrás aquellas más difíciles primero, ya que es cuando estamos más descansados, y las más sencillas debajo porque al final de la jornada estarás cansado y tu concentración será menor. Ten en cuenta también la importancia de la tarea y que el hecho de que una tarea sea urgente no significa que tenga que ser importante. Hay que abordar las tareas según su importancia y no según van viniendo porque, si no, nos dejamos llevar por ellas y dejamos de gestionar nuestro tiempo.

Habrá ocasiones en las que no las ordenemos según su importancia, sino en función de otros factores. Por ejemplo, si tengo sólo 10 minutos libres no comenzaré una tarea que me lleve mucho tiempo, sino una pequeña que pueda realizar en el tiempo que dispongo. Si estoy cansado haré una tarea sencilla y no una que requiera de mucha concentración. Si voy a un lugar y de camino puedo hacer otra tarea que se encuentra cerca de dicho lugar también aprovecharé para hacerla, puesto que a la larga ahorraré tiempo.

Ya sabemos mucho sobre cómo planificar tareas. Sin embargo, queda un aspecto importante en cuanto a la organización de las mismas en nuestra agenda. Colocaremos las tareas más importantes primero y en los huecos que queden las tareas menos importantes, ya que si lo hacemos al revés no habrá sitio para las primeras. Veamos un ejemplo en la siguente imagen:

1.    En la primera imagen, hemos puesto las tareas más grandes (grises) primero y después hemos llenado los huecos que quedaban con tareas más pequeñas (azules), hasta llenar todo el espacio.   

2.    En la segunda imagen, en cambio, hemos empezado colocando las tareas pequeñas y sólo ha quedado espacio para incluir dos tareas grandes, las otras dos han quedado fuera. Por mucho que lo intentemos, no entran. 

FUENTE: El 8º hábito. Stephen R. Covey.

 

Ten en cuenta que tareas importantes no son sólo aquellas relacionadas con tu trabajo. Tu vida personal y tu familia son tareas importantes también y tienes que hacer hueco para ellas.

¿Por qué posponer una tarea es perder el tiempo? Solemos posponer aquellas tareas que nos desagradan, pero es un error porque si las dejamos para más adelante no dejaremos de pensar en ellas hasta que las hagamos. Lo mejor es hacerlas en primer lugar para ya no tener que pensar en ellas el resto del día.

¿Qué son los ladrones del tiempo? Los ladrones del tiempo son las situaciones o las cosas que nos hacen perder el tiempo. Algunos ladrones del tiempo son los siguientes:

·         El desorden: Ser ordenado te permite no perder el tiempo buscando cosas. Además, el desorden nos produce estrés y hace que nuestra concentración disminuya. Lo ideal sería ordenar nuestro espacio de trabajo al final de la jornada y dejarlo todo listo para el día siguiente.

·         El teléfono y el correo electrónico son dos de los ladrones de tiempo más habituales. Cada vez que nos interrumpen mientras estamos haciendo una actividad pasan varios minutos hasta que volvemos a recuperar la concentración. Una solución sería planificar un tiempo cada día para realizar y atender llamadas y leer y contestar correos electrónicos. No es necesario que leas o atiendas un correo electrónico o llamada nada más llega puesto que en la mayoría de las ocasiones no se trata de cosas importantes.

·         Otros ladrones de tiempo son: no planificar, no delegar tareas, no saber decir que no, las reuniones, ese compañero de trabajo que no deja de interrumpirte… y en general todo aquello que nos roba tiempo. Cada persona tiene que identificar sus ladrones de tiempo y buscar la mejor manera de neutralizarlos.

Algunas consideraciones adicionales:

·         Procura hacer una única tarea a la vez. Hacer dos o tres tareas al mismo tiempo al contrario de lo que pensamos no ahorra tiempo y seguramente las haremos mal. Si medimos el tiempo que ocupa cada tarea por separado y el tiempo que finalmente nos ha llevado hacerlo comprobaremos en la mayoría de los casos que hemos perdido tiempo y calidad.

·         Evita las interrupciones. Crea una señal que indique que no quieres ser interrumpido cuando estás haciendo una tarea. Esa señal debe ser algo que la gente de tu entorno conozca y respete y ha de ser visible. Puede ser un sombrero, cerrar la puerta, un letrero...

·         El descanso es necesario. Optimizar nuestro tiempo no significa hacer cosas sin parar hasta que estemos frustrados y agotados. Aprovecharemos mejor nuestro tiempo y realizaremos las tareas con un grado mayor de concentración y eficacia si estamos descansados.

·         Al igual que nos gusta que respeten y valoren nuestro tiempo, respeta también el tiempo de los demás.

 

Fuentes: ACOSTA VERA, José Mª,Gestión eficaz del tiempo y control del estrés.Madrid, ESIC Editorial, 2006, 246 pp.

COVEY,Stephen R., Los siete hábitos de la gente altamente efectiva. Buenos Aires, Paidós, 2003, 496 pp.

COVEY,Stephen R., El 8º hábito: de la efectividad a la grandeza. Buenos Aires, Paidós, 2005, 464 pp.