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Las cosas no son difíciles de hacer, lo que es difícil es ponerse en situación de hacerlas Constantin Brancus

Este post corresponde a una serie de entradas que estoy escribiendo sobre el método GTD (Getting thing done), podéis ver las anteriores en los siguientes enlaces:

Si en la última entrada vimos cómo meter las cosas en el "cesto", hoy vamos a ver cómo sacarlas del mismo para procesarlas. 

Una vez tenemos  el "cesto" lleno de todas las cosas que tenemos que hacer, llega el momento de vaciarlo. Esto no significa que tengas que hacer todas las tareas que están dentro del mismo, pero sí decidir qué vas a hacer con ellas.

David Allen establece una serie de reglas para el procesamiento:

  1. Procesar primero lo que se encuentre arriba del todo. Si no lo hiciéramos de esta manera y fuéramos "buscando" las cosas más interesantes o urgentes al final se quedarían elementos sin procesar. De hecho, lo más lógico sería darle la vuelta y empezar por lo primero que metimos en el "cesto" y seguir en orden hasta haber terminado con todas las cosas.
  2. Procesar las cosas de una en una. De este modo no nos distraremos con el resto de cosas del "cesto". además, en caso de que seas interrumpido, no quedarán un montón de elementos esparcidos fuera del "cesto".
  3. No volver a meter nunca nada de vuelta en el "cesto". Lo que sale del "cesto" ya no vuelve a entrar. Cuando saques una cosa del "cesto", decide qué vas a hacer con ella y no vuelvas a meterla. Si no, corres el riesgo de que algún elemento se quede en el fondo sin procesar.

La fase de procesamiento para Allen se basa en la siguiente pregunta clave:

¿Cuál es la acción siguiente?

Haremos esta pregunta para cada cosa que saquemos del "cesto". Lo importante en este paso es determinar exactamente cuál será la siguiente acción física que hay que realizar para avanzar. Cuanto más específico seas en este paso, más sencillo será que te decidas después a llevarlo a cabo. Una vez que has decidido cuál es la próxima acción, el autor plantea tres posibilidades:

  1. Hacerlo. Y aquí es donde viene, la que para mi es la clave más importante del método GTD. O al menos, la que más me ha servido a mí: La regla de los dos minutos establece que si la siguiente acción la puedes hacer en menos de 2 minutos, tienes que hacerla ahora mismo. Se establece el límite de 2 minutos por razones de eficiencia, ya que probablemente se tardaría más en archivarla y clasificarla que en hacerla.
  2. Delegarlo. Si no eres la persona más adecuada para llevar a cabo la acción, delegue la tarea en quien sí lo sea. Recuerda que después deberás hacer un seguimiento de las tareas que has delegado.
  3. Aplazarlo. Si la siguiente acción dura más de dos minutos y no puede delegarse sino que lo tienes que hacer tú mismo, escribe en un papel las siguientes acciones y ponlas en el grupo de tareas pendientes.

Hasta aquí hemos llegado por hoy. En los próximos días veremos las fases de organizar, revisar y hacer, que son menos extensas que las dos primeras.